Optimierung der Finanzplanung und des Reportings bei Auwiesen Immobilien AG

Ausgangslage

Mit der Einführung von Abacus als ERP-Lösung für Finanzen und HR im Jahr 2021 suchte die Geschäftsleitung von Auwiesen Immobilien AG zusätzlich ein leistungsfähiges System für Planung und Reporting. Die bisherige Budgetierung mit Excel erwies sich im Alltag als umständlich und zeitaufwändig. Ausserdem fehlte die gewünschte Trasparenz.

Das übergeordnete Ziel bestand darin, die finanzielle Unternehmensführung zu optimieren. Dabei sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Modernisierung der Finanzplanung (Forecast, Budget, Mittelfristplanung) und des Reportings durch automatisierte Datenintegration mit Abacus
• Berechtigungskonzept mit gezielten Zugriffsrechten für Mandatsleiter, Controller, HR und Geschäftsleitung
• Transparenz in den Teilplänen für Umsatz, Fremdleistungen, Personalaufwand, IT- und Verwaltungsaufwand sowie Kostenstellenumlagen
• Führung des Anlageinventars mit Investitionen und automatisierter Berechnung der Abschreibungen pro Kostenstelle
• Integrierte Darstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kostenstellen- und Profitcenterrechnung sowie Geldflussrechnung für IST, Forecast, Budget und Mittelfristplanung
• Unterstützung verschiedener Planungsszenarien zur fundierten Entscheidungsfindung

Die Lösung

Auwiesen entschied sich für planyourbusiness Finance, die cloudbasierte Standardlösung von Datalizard zur Finanzplanung. Ziel war es, eine durchgängige, transparente und effiziente Planung aufzubauen, die Forecast, Budget und Reporting in einem durchgehenden Prozess verbindet.

Die Einführung verlief dank rollenbezogener Berechtigungen besonders strukturiert. Verantwortlichkeiten konnten früh geklärt werden, was die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer erleichterte und zu einer schnellen Akzeptanz führte. Die neuen Prozesse liessen sich dadurch ohne grosse Hürden umsetzen und im Alltag festigen. 

Budget- und Forecast-Prozess

Die klare Rollenverteilung erleichtert die Planung und sorgt dafür, dass alle Bereiche ihre Aufgaben ohne Umwege erledigen können:

• Operative Bereiche budgetieren Umsätze und Fremdleistungen im Modul „Projektplanung“
• HR plant den personellen Ressourcenbedarf und besitzt die Zahlenhoheit über Personalkosten
• CFO und Controlling verantworten Investitionen, Verwaltungs- und Betriebsaufwand
• Die Forecast- und Budgetwerte stehen nach der Planung direkt in Abacus zur Verfügung

Reporting-Prozess

Die tägliche Verbindung zu Abacus und die direkte Weiterverarbeitung der Zahlen schaffen einen durchgängigen Ablauf im Quartals- und Jahresrhythmus:

• Automatisierte Datenübertragung: IST-Zahlen aus Abacus werden mehrmals täglich in planyourbusiness übernommen
• Effizientes Quartalsreporting: Nach dem Quartalsabschluss in Abacus können alle relevanten Daten direkt in Word-Vorlagen exportiert und kommentiert werden
• Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche: Unternehmens-, Bereichs- und Profitcenter-Ebene für Auwiesen Immobilien AG und die Tochtergesellschaft WIN Elektro AG
• Erstellung von Jahresabschlüssen: Geschäftsberichte sowie Budget- und Forecast-Berichte werden automatisch generiert

Analyse-Prozess

 Für vertiefte Auswertungen und Kommentierungen steht ein webbasiertes Analysetool zur Verfügung:

• Interaktive Berichtsanalysen mit Drilldown-Funktion im Webbrowser
• Tiefere Einblicke in Soll-Ist-Abweichungen und gezielte Kommentierung der Bereichsergebnisse

Highlights

• Nahtlose Integration von planyourbusiness in die Abacus-Welt mit ortsunabhängigem Zugriff auf alle relevanten Informationen
• Erhöhte Transparenz und Datenqualität durch strukturierte Finanzplanung
• Signifikante Effizienzsteigerung sowie Reduzierung des Managementaufwands für Planung, Analysen und Kommentierungen
• Freigewordene Ressourcen können für strategische und operative Aufgaben genutzt werden

Über Auwiesen – RAUM FÜR MEHR

Die Auwiesen Immobilien AG ist ein junges Unternehmen mit langjähriger Entstehungsgeschichte. Als Partner institutioneller Anleger und privater Investoren bietet Auwiesen lebenszyklusübergreifende Immobiliendienstleistungen in den Bereichen Wohnen, Industrie und Gewerbe. Ob Bauherrentreuhand, Portfolio-, Property- oder Arealmanagement – mit Qualität, Flexibilität und Leidenschaft schaffen unsere 65 Mitarbeitenden RAUM FÜR MEHR.