Optimierung der Finanzplanung und des Reportings bei Auwiesen Immobilien AG

Ausgangslage

Mit der Einführung von Abacus als ERP-Lösung für Finanzen und HR im Jahr 2021 forderte die Geschäftsleitung zusätzlich ein leistungsfähiges Planungs- und Reportingsystem. Die bisherige Budgetierung mit Excel erwies sich als umständlich, intransparent und zeitaufwändig.

Das übergeordnete Ziel bestand darin, die finanzielle Unternehmensführung zu optimieren. Dabei sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Modernisierung der Finanzplanung (Forecast, Budget, Mittelfristplanung) und des Reportings durch automatisierte Datenintegration mit Abacus
• Berechtigungskonzept mit gezielten Zugriffsrechten für Mandatsleiter, Controller, HR und Geschäftsleitung
• Transparenz in den Teilplänen für Umsatz, Fremdleistungen, Personalaufwand, IT- und Verwaltungsaufwand sowie Kostenstellenumlagen
• Führung des Anlageinventars mit Investitionen und automatisierter Berechnung der Abschreibungen pro Kostenstelle
• Integrierte Darstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kostenstellen- und Profitcenterrechnung sowie Geldflussrechnung für IST, Forecast, Budget und Mittelfristplanung
• Unterstützung verschiedener Planungsszenarien zur fundierten Entscheidungsfindung

Die Lösung

Auwiesen entschied sich für planyourbusiness, die cloudbasierte Standardlösung von Datalizard zur Finanzplanung. Die neue Lösung wurde eingeführt, um eine durchgängige, transparente und effiziente Finanzplanung zu ermöglichen.

Dank rollenbezogener Berechtigungen konnten Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt und die Einbindung der Nutzer von Beginn an gewährleistet werden. Dies führte zu einer schnellen Akzeptanz und einer effektiven Umsetzung der neuen Prozesse.

Budget- und Forecast-Prozess

Dank der klar definierten Verantwortlichkeiten erfolgt die Budgetierung effizient:

• Operative Bereiche budgetieren Umsätze und Fremdleistungen im Modul „Projektplanung“
• HR plant den personellen Ressourcenbedarf und besitzt die Zahlenhoheit über Personalkosten
• CFO und Controlling verantworten Investitionen, Verwaltungs- und Betriebsaufwand
• Die Forecast- und Budgetwerte stehen nach der Planung direkt in Abacus zur Verfügung

Reporting-Prozess

• Automatisierte Datenübertragung: IST-Zahlen aus Abacus werden mehrmals täglich in planyourbusiness übernommen
• Effizientes Quartalsreporting: Nach dem Quartalsabschluss in Abacus können alle relevanten Daten direkt in Word-Vorlagen exportiert und kommentiert werden
• Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche: Unternehmens-, Bereichs- und Profitcenter-Ebene für Auwiesen Immobilien AG und die Tochtergesellschaft WIN Elektro AG
• Erstellung von Jahresabschlüssen: Geschäftsberichte sowie Budget- und Forecast-Berichte werden automatisch generiert

Analyse-Prozess

planyourbusiness fungiert zudem als Business Intelligence-Analyse-Tool:

• Interaktive Berichtsanalysen mit Drilldown-Funktion im Webbrowser
• Tiefere Einblicke in Soll-Ist-Abweichungen und gezielte Kommentierung der Bereichsergebnisse

Highlights

• Nahtlose Integration von planyourbusiness in die Abacus-Welt mit ortsunabhängigem Zugriff auf alle relevanten Informationen
• Erhöhte Transparenz und Datenqualität durch strukturierte Finanzplanung
• Signifikante Effizienzsteigerung sowie Reduzierung des Managementaufwands für Planung, Analysen und Kommentierungen
• Freigewordene Ressourcen können für strategische und operative Aufgaben genutzt werden

Über Auwiesen – RAUM FÜR MEHR

Die Auwiesen Immobilien AG ist ein junges Unternehmen mit langjähriger Entstehungsgeschichte. Als Partner institutioneller Anleger und privater Investoren bietet Auwiesen lebenszyklusübergreifende Immobiliendienstleistungen in den Bereichen Wohnen, Industrie und Gewerbe. Ob Bauherrentreuhand, Portfolio-, Property- oder Arealmanagement – mit Qualität, Flexibilität und Leidenschaft schaffen unsere 65 Mitarbeitenden RAUM FÜR MEHR.