Dabei ging es nicht um kleine Zahlen: Rund 180 Mitarbeitende, verteilt auf verschiedene Kostenstellen, Rollen und Szenarien. Forecast und Budget wurden mehrmals im Jahr gemeinsam von HR und CFO erstellt und immer wieder angepasst.
„Wir wollten keinen Maserati, sondern eher einen VW Golf“
Der Anspruch war klar. Gesucht wurde keine Grosslösung, sondern ein Ansatz, der sich ohne grossen Aufwand in die bestehende Umgebung einfügt und im Alltag funktioniert. Im Zentrum stand dabei die Anbindung an Abacus, wo die relevanten Stammdaten geführt werden. Gleichzeitig sollte die Einführung überschaubar bleiben, sowohl vom Aufwand als auch von den Kosten her. „Viele Anbieter zielen eher auf grosse Lösungen ab. Für uns war wichtig, dass wir etwas finden, das zu unserer Situation passt.“
So entstand der Kontakt mit planyourbusiness. Entscheidend war ein Ansatz, der sich schrittweise weiterentwickeln lässt, ohne zusätzliche Komplexität aufzubauen.
Zahlen, die sofort sprechen
An der Zusammenarbeit hat sich nichts geändert. Die Personalplanung entsteht weiterhin gemeinsam im HR und im Zusammenspiel mit dem CFO. Verändert hat sich, was daraus wird: Die Zahlen stehen so zur Verfügung, dass sie direkt in die finanzielle Steuerung einfliessen.
„Wir geben die Werte ein und sehen direkt, ob wir im Budget liegen oder nicht.“ Gleichzeitig wird sichtbar, wie sich Mitarbeitende und Stellen auf die einzelnen Kostenstellen verteilen. Die Planung ist damit übersichtlich und direkt nutzbar für die Budgetierung.
Der Unterschied im Alltag
- Keine neue Grosslösung, sondern ein System, das zur bestehenden Umgebung passt
- Die relevanten Stammdaten kommen direkt aus Abacus
- Änderungen werden sofort im Budget sichtbar
- Zentrale Kennzahlen sofort im Blick
Über Switch
Switch ist eine Schweizer Stiftung, die zentrale digitale Infrastrukturen für Hochschulen und Forschung betreibt. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Internet-Domains, digitale Identitäten sowie sichere IT-Services für den Bildungs- und Forschungsraum Schweiz.
